Iedere organisatie of ondernemer krijgt er wel eens mee te maken: onbetaalde facturen. In de meest ideale situatie voldoet een klant uw factuur binnen de gestelde betalingstermijn. Echter, blijkt in de praktijk dat deze situatie niet vanzelfsprekend is.
 
Het vragen om een vooruitbetaling lijkt hiervoor een ideale oplossing om te voorkomen dat u debiteur zijn of haar rekeningen niet op tijd betaalt. Heel gebruikelijk is dit echter niet. Wat kunt u dan wel doen wanneer een debiteur uw facturen niet op tijd betaalt?
 
Termen als herinneringen, aanmaningen, sommeringen en ingebrekestellingen. Het is heel logisch dat u door de bomen het bos niet meer kunt zien wanneer u met onbetaalde facturen zit. Wat moet u versturen? Wat is de inhoud? Welke termijnen moet u hanteren? Wanneer onderneemt u de volgende stap? In deze blog geven wij hier antwoord op.
 
Welke acties dient u te ondernemen?
Er zijn drie acties die u dient te ondernemen voordat u de openstaande uiteindelijk ter incasso uit handen kunt geven. Hieronder geven wij aan welke stappen dit zijn en maken wij onderscheid tussen consumenten en zakelijke vorderingen.
 
De betalingsherinnering (1)
Een betalingsherinnering is in principe niet anders dan uw klant eraan herinneren dat hij of zij uw (openstaande) factuur nog niet heeft betaald. Met een consistent debiteurenbeheer kunt u ergernissen voorkomen en ervoor zorgen dat uw klant op tijd betaalt.

Middels de betalingsherinnering geeft u uw klant (lees debiteur) een mogelijkheid en termijn om het openstaande bedrag alsnog te voldoen. U kunt uw debiteur zowel telefonisch als schriftelijk hieraan herinneren. Voordat u een betalingsherinnering stuurt of telefonisch contact opneemt met uw debiteur, is het verstandig om eerst na te gaan waarom uw debiteur niet heeft betaald. Is de factuur verstuurd? Is er bijvoorbeeld een klacht ingediend? Of was er wellicht een andere reden waarom de debiteur in gebreke is gebleven.

Als er een reden is (geweest) voor het uitblijven van de betaling, is het verstandig om deze eerst op te lossen voordat u uw klant een betalingsherinnering stuurt.

Wacht echter niet te lang met het herinneren van uw debiteur. Een debiteur kan hierdoor bij een volgende gelegenheid ook weinig haast maken met betalen. Het is daarom verstandig om bijvoorbeeld standaard een vast aantal dagen, nadat de betalingstermijn van een factuur is verstreken, een betalingsherinnering te sturen. Een periode van maximaal 10 dagen is daarbij een goed uitgangspunt.
 
Goed om over na te denken voordat u een betalingsherinnering verstuurt:
 
  • Geef duidelijk aan wat u precies eist van de debiteur: u eist de betaling van X euro op uw bankrekening (met BIC & IBAN) op een exacte datum of binnen een X aantal dagen, na ontvangst van de herinnering.
  • Op de betalingsherinnering dient het factuur- en, debiteur- of klantnummer te benoemen.
  • Het is verstandig (niet verplicht) om een kopie van de originele factuur (of facturen) mee te sturen. Dit scheelt achteraf zoekwerk, wat weer extra tijd in beslag kan nemen.
  • Zorg ervoor dat de tekst en inhoud van de betalingsherinnering duidelijk doch vriendelijk is en dreig niet direct met verdere maatregelen. Het kan immers zijn dat de factuur simpelweg aan de aandacht van de debiteur is ontsnapt. Met harde woorden en dreigen kunt u de klantrelatie (onnodig) schaden en uw klant zelfs voorgoed verliezen.
  • Vermeld niet dat het om een ‘eerste betalingsherinnering’ gaat. Hiermee vertelt u de klant nog net niet dat er nog wel een tweede zal volgen en dat hij of zij niet hoeft te haasten met betalen.
  • Hou het simpel en elimineer alle zaken die niet tot de essentie behoren. 
De aanmaning, ook wel sommatie genoemd (2)
Heeft u ook na het verstrijken van de, in de betalingsherinnering genoemde termijn, nog steeds geen betaling of reactie ontvangen? Zoals de naam al doet vermoeden, is een aanmaning een wat fermere poging om de debiteur tot betaling van de openstaande factuur te bewegen.
 
Met een aanmaning maant u uw debiteur letterlijk aan om de openstaande factuur te voldoen. In de aanmaning wordt vaak opnieuw een (nu kortere: maximaal 7 dagen) betalingstermijn gesteld.
 
Goed om over na te denken voordat u een aanmaning een consumentenvordering verstuurt:
 
  • Geef nogmaals duidelijk aan wat u precies eist van de debiteur: u eist de betaling van X euro op uw bankrekening (met BIC & IBAN) op een exacte datum of binnen een X aantal dagen, na ontvangst van de aanmaning.
  • Op de betalingsherinnering dient het factuur- en, debiteur- of klantnummer te benoemen.
  • Belangrijk: de consument moet worden geïnformeerd over de gevolgen van wanbetaling (conform de Wet Incassokosten). Er dient te worden vermeld dat de vordering uit handen zal worden gegeven aan een incassobureau, indien er niet binnen de gestelde termijn wordt betaald en dat de kosten hiervan voor rekening van de debiteur zijn. Tevens moeten de exacte (incasso)kosten worden vermeld.
  • De betalingstermijn hiervoor is 14 dagen vanaf de dag nadat de aanmaning bij u is bezorgd.
  • Het is verstandig om de aanmaning zowel per gewone post als per aangetekende post te versturen. De debiteur kan beweren dat hij of zij de gewone post nooit heeft ontvangen en kan eventueel weigeren een aangetekende brief in ontvangst te nemen. In het geval van een consumentenvordering is dit zelfs verplicht, om later (bij de rechter) aan te kunnen tonen dat de debiteur de aanmaning daadwerkelijk heeft ontvangen. 

Goed om over na te denken voordat u een aanmaning een zakelijk vordering verstuurt:
 
  • In het geval van een vordering op een bedrijf/organisatie is het niet verplicht (maar wel gebruikelijk) om een aanmaning te versturen. De vordering kan na het verstrijken van de factuurtermijn al uit handen worden gegeven, indien de ingebrekestelling is verstuurd. 
Zorg ervoor dat u alle herinneringen, aanmaningen, e-mails, faxen en bijbehorende verzendbewijzen goed bewaart. Deze kunnen dienen als bewijsmateriaal en u staat dan sterker als het onverhoopt op een rechtszaak mocht uitdraaien.
 
De ingebrekestelling (3)
Mocht uw klant na deze stappen nog niet betalen of reageren. Dan kunt u de debiteur in gebreke stellen. De ingebrekestelling is essentieel voor gerechtelijke procedures en doeleinden.
 
Goed om over na te denken voordat u een ingebrekestelling verstuurt:
 
  • De ingebrekestelling wordt altijd schriftelijk verzonden. Een mondelinge ingebrekestelling is niet voldoende.
  • Een ingebrekestelling dient duidelijk en precies te verklaren waarom u de debiteur in gebreke stelt en dat u de betaling van uw debiteur vereist. Voorbeeld: u eist de betaling van X euro op uw bankrekening (met BIC & IBAN) op een exacte datum of binnen een X aantal dagen, na ontvangst van de ingebrekestelling (onmiddellijk).
  • Op de betalingsherinnering dient het factuur- en, debiteur- of klantnummer te benoemen.
  • Over het algemeen is de betalingstermijn korter, dan gegeven in de herinnering en aanmaning, namelijk 5 tot 7 dagen.
  • U dient in de brief op te nemen dat er buitengerechtelijke incassokosten en wettelijke rente in rekening worden gebracht.
  • U kunt in de ingebrekestelling aangeven dat er een gerechtelijke procedure zal worden gestart indien de debiteur niet aan de verplichtingen voldoet.
  • Reminder: het is voor een zakelijke vordering verplicht om een ingebrekestelling te versturen, voordat u deze ter incasso uit handen geeft. Het kan voor u gevolgen hebben wanneer de ingebrekestelling niet voldoet aan de bovengenoemde eisen. Juridisch vertaald: de rechtbank mag pas handelen als er sprake is van verzuim. Er is pas sprake van verzuim nadat uw debiteur in gebreke is gesteld.

Kortom: achterhaal altijd eerst waarom uw klant (lees debiteur) niet aan zijn of haar betalingsverplichting heeft voldaan, geef tijdig bij uw debiteur aan binnen welke termijn hij of zij alsnog kan betalen en bewaar voldoende bewijsstukken om aan te kunnen tonen dat uw debiteur in gebreke is gebleven, mocht het uiteindelijk leiden tot een rechtszaak.

Heeft u vragen of opmerkingen hebben m.b.t. de betalingsherinnering, aanmaning, ingebrekestelling of deze blog? Of heeft u moeite met het bepalen van uw maningsprofiel? Neem dan gerust contact met ons op via: 020 - 346 07 46 of stuur een mail naar: info@bvcm.nl.
  • 10 August 2018
  • BVCM