Elektronisch factureren 
De Nederlandse overheid is al ruim tien jaar bezig om het ‘elektronisch factureren’ binnen het bedrijfsleven en de overheid in te voeren.

In januari 2017 moesten alle nieuwe leveranciers van de Rijksoverheid al facturen elektronisch indienen, waarbij er een harde lijn is gevolgd en zelfs e-mails met bijgesloten PDF niet meer zijn toegestaan.

Niet alleen in Nederland is het bedrijfsleven gefocust op elektronisch factureren (ook wel e-Invoicing of e-factureren genoemd), want ook in België leveren leveranciers sinds 1 januari 2017 digitaal facturen aan de overheid. De Europese richtlijn (2014/55/EU) heeft daarnaast bepaalt dat ook (decentrale) overheden in heel Europa vanaf april 2019 e-facturen moeten kunnen ontvangen en verwerken. Veel gemeenten is tevens geadviseerd om niet te wachten tot deze wetgeving een feit is, maar zo spoedig mogelijk de nodige stappen te zetten. 

Voordelen van elektronisch factureren

De overstap naar e-factureren biedt zowel overheden als het bedrijfsleven vele voordelen. Naast dat tijd- en kostenbesparend is, maakt elektronisch factureren  het bijhouden van administratie ook een stuk gebruiksvriendelijker. Zo kost het verzenden van een papieren factuur in het MKB gemiddeld al zo’n €2,40. Het versturen van een digitale bon kost daarentegen rond de €0,05 en €0,30. Dat scheelt het bedrijfsleven op jaarbasis circa €2,6 miljard.

Hieronder een aantal andere voordelen

  • Het papiergebruik binnen een organisatie kan drastisch worden verminderd (waardoor je bijdraagt aan een beter milieu);
  • Voor elektronische facturen betaal je geen print- en portokosten;
  • Elektronisch factureren en de bijbehorende handelingen zijn te automatiseren (standaard verzendingsdata, digitale ondertekening etc.);
  • Door deze automatisering zijn elektronische facturen over het algemeen ook nauwkeuriger (fouten door handmatige verwerking worden geminimaliseerd);
  • Spookfacturen behoren tot het verleden;
  • Elektronische facturen zijn beter te archiveren en daardoor ook eenvoudiger terug te vinden;
  • Een snellere verwerking wat het gebruiksgemak verhoogt en daardoor tevens het serviceniveau;
  • Online facturen zijn in de meeste gevallen online toegankelijk en te traceren;
  • De mogelijkheid bestaat om kortere betalingstermijnen te hanteren. 

De overheid is er bijna klaar voor

De VNG (Vereniging van Nederlandse Gemeenten) heeft samen met het ministerie van Economische Zaken, de Rijksoverheid en het bedrijfsleven afspraken gemaakt om een doorbraak in elektronisch factureren te realiseren. Mede door deze afspraken én in het kader van de Digitale Agenda 2020 kunnen gemeenten nu de implementatie van e-factureren in gang zetten, om klaar te zijn wanneer de verplichting per april 2019 ingaat. Op technisch gebied zijn er geen drempels meer. Er is namelijk een breed netwerk aan (boekhoud)softwareleveranciers en dienstverleners dat laagdrempelig e-factureren aanbiedt.
 
Verwacht wordt dat het bedrijfsleven de aankomende jaren ook haar leveranciers, partners en klanten meer en meer gaat vragen naar de mogelijkheid om te kunnen e-factureren.

Wettelijke eisen elektronisch factureren

Elektronische facturen moeten echter wel voldoen aan een aantal wettelijke eisen die ook gelden voor papieren facturen en facturen via e-mail met pdf-bijlage:
 
  • Op een factuur moeten de wettelijk verplichte gegevens staan;
  • De factuur moet authentiek en integer zijn (u moet kunnen laten zien dat de factuur door de afzender is verstuurd en niet is aangepast);
  • De Belastingdienst moet de factuur kunnen controleren. Net als bij papieren facturen moet u digitale facturen kunnen overhandigen als een inspecteur daar bij een controle om vraagt;
  • De ontvanger moet akkoord gaan met het feit dat hij/zij een elektronische factuur toegestuurd krijgt. Is deze niet akkoord gegaan met het ontvangen van een elektronische factuur? Dan mag de e-factuur worden geweigerd;
  • Facturen moeten bewaart worden in de vorm waarin deze zijn ontvangen. Een digitale factuur moet dus elektronisch worden opgeslagen;
  • Zowel papieren als elektronische facturen dienen (Ook digitale handtekeningen) dienen 7 jaar te worden bewaart;
  • Weten hoe u aan de slag kunt?

Elektronisch factureren staat nog lang niet overal hoog op de agenda, maar de urgentie en efficiëntie van implementatie neemt toe.
 
Met grote regelmaat verzorgen wij (gratis) inspiratiesessies over elektronisch factureren. Tijdens deze sessies bespreken wij o.a. hoe elektronisch factureren, e-payments, creditmanagementsoftware en andere onderdelen van het internationale platform uw organisatie kan helpen om kosten te reduceren, cash flow te verbeteren en risico’s in uw zakendoen te verminderen. 
  • 9 January 2019
  • BVCM