close
Thuiswerk tips: Online communiceren
Vanwege de huidige situatie in Nederland, zijn velen van ons thuis aan het werk. Dit blijkt niet altijd even eenvoudig. Om iedereen op weg te helpen, voorziet recruiter Luc Bast ons wekelijks van 3 thuiswerk tips!
 
Deze week wijdt hij zijn blog aan de onhandige en vaak ook grappige momenten die ontstaan als gevolg van het online communiceren. Uiteraard met een aantal tips om de (online) communicatie zo vlekkeloos mogelijk te laten verlopen!
 
"Haha, Luc je beeld loopt vast, je ziet er zo grappig uit!"
 
Je herkent het vast wel: Het is maandagochtend, een uurtje of tien en de eerste meeting via (Microsoft) Teams gaat van start. Nadat een aantal collega’s hebben gesproken over hun ervaringen van de afgelopen week, is het dan eindelijk jouw beurt. Trots begin je te vertellen over alle mooie resultaten die je vorige week, ondanks de lastige periode, hebt bereikt. Dan plots gebeurt het, een stem vanuit je laptop roept: "Haha, Luc je beeld loopt vast". Angstig kijk je om je heen, staat de camera nog wel aan? Zie ik mijzelf nog wel bewegen op mijn eigen scherm? Ligt mijn wifi-verbinding eruit? Nog voordat je alles hebt kunnen checken roept de volgende collega al: "Luc, je klinkt als R2-D2". Wie is dat ook alweer? Oh ja, de robot van Star Wars, leuk. Vervolgens barst iedereen los, grapjes en geintjes vliegen over en weer. Totdat een vastberaden stem zegt: "Luc, maak je verhaal even af". De verbinding is gelukkig hersteld. Vijf minuten later en een heel scala aan grapjes over je gezicht en robotstem verder, kan ik dan eindelijk mijn verhaal afmaken.
 
Door de huidige situatie worden veel meetings nu online gehouden, waardoor een geheel nieuwe groepsdynamiek ontstaat. Vaak genoeg verlopen de online meetings niet geheel soepel. Het beeld valt weg, stemmen vervormen of collega’s beginnen plots door elkaar heen te praten. Hoe zorg je dan toch voor een effectieve meeting en hoe kun je hier zelf aan bijdragen?

Tip 1: Zorg dat je goed voorbereid bent

De eerste tip is ook gelijk de eenvoudigste, een goede voorbereiding heb je namelijk zelf in de hand. Een online meeting voorbereiden gaat alleen wel even iets anders dan een normale meeting. Je komt niet weg met even vijf minuten voor aanvang de agenda van de meeting door te lezen. Zie onderstaand een handige checklist die je kunt gebruiken voordat je een online meeting in gaat:
 
  • Weet hoe jouw online meeting programma/tooling werkt;
  • Ga in een aparte of stille ruimte zitten;
  • Check of de internetverbinding stabiel is;
  • Gebruik oortjes of headphones (zorg ervoor dat deze een microfoon hebben);
  • Test de microfoon en camera voorafgaand aan de meeting;
  • Log op tijd in voor de vergadering (vijf minuten van te voren).

Tip 2: Spreek met elkaar (opnieuw) gespreksregels af

We leren van kleins af aan wat de gangbare gespreksnormen zijn. Het is (vaak) voor iedereen normaal dat je iemand laat uitspreken als hij/zij aan het woord is en wanneer je zelf aan het woord bent. Dit doen we op basis van directe signalen, bijvoorbeeld door aan te geven wanneer iemand kan spreken of door een vraag te richten aan één persoon. Daarnaast maken we ook gebruik van indirecte signalen. Denk hierbij aan stiltes die vallen of lichaamstaal zoals het rechtop zitten voor we beginnen te spreken. Vooral deze indirecte signalen vallen weg bij een online meeting, je kunt elkaar immers minder goed zien.
 
Zorg er daarom voor dat je afspraken maakt over hoe je de spreektijd verdeelt en op welke manier men op elkaar kan reageren. Denk bijvoorbeeld aan het aankondigen dat je iets wilt zeggen of het vragen of je iemand mag onderbreken. Belangrijk is dat je vooral niet zo maar door iemand heen begint te spreken of je stem verheft. Dit kan erg verwarrend zijn voor degene die spreekt en nog verwarrender voor zij die luisteren.
 
Daarnaast wordt men vaak terughoudender in online meetings. Zorg er daarom voor dat je regelmatig vraagrondes inlast. Zo krijgt iedereen een moment om zijn of haar input te geven.

Tip 3: Word geen anekdote

Big brother is watching you! Niets is minder waar in de wereld van online meetings. Allemaal kennen we de verhalen over de collega’s die niet in de gaten hadden dat  andere collega’s mee konden kijken. De verhalen van collega’s die hun tabbladen niet gesloten hadden, collega’s die stiekem hun neus aan het verkennen waren en de collega’s die hun geheime interesses op de achtergrond toonden. Zorg ervoor dat jij niet één van de collega’s wordt die de anekdote haalt in mijn volgende blog. Hanteer daarom de volgende checklist:
 
  • Sluit alle overbodige tabbladen zodat je zonder schaamte jouw scherm kunt delen in de meeting;
  • Check de omgeving die zichtbaar is in de camera of stel in dat de achtergrond wazig wordt;
  • Wees je bewust dat collega’s kunnen zien wat je doet. Houd je handen dus weg bij jouw gezicht en werk geen maaltijden weg tijdens de meeting;
  • Zet jouw microfoon uit wanneer je niet spreekt, zodat jijzelf of anderen in huis geen gênante zaken door de meeting heen kunnen roepen;
  • Kleed je netjes en laat je huispak in de kast tot na werktijd. 
 
En tot slot: Houd afstand en stay safe!
  • Luc Bast
  • BVCM