Iedere ondernemer kent het probleem: een klant betaalt de rekening niet op tijd... en dan? Een incassotraject? Waarschijnlijk heeft u eerst een standaardprocedure waarbij een herinnering wordt gestuurd. Het meest effectief is vaak een zakelijk en zo duidelijk mogelijk schrijven waarin alle noodzakelijke gegevens worden vermeld. Maar wat als ook dat geen betaling oplevert? Veel ondernemers staan dan vaak voor een dilemma. Uiteraard wensen ze betaald te worden voor geleverde diensten en/of producten. Maar ook voor ondernemers die normaal gesproken geen moeite hebben met communicatie op allerlei terreinen, is dit vaak een moeilijke zaak. Hoe gaat u nu verder, wat zijn uw rechten en hoe voorkomt u dat u een klant kwijtraakt? Dat is het moment om een incassotraject te overwegen.
 

Incasso is ook een vak

Een incassobureau kent de regels wat betreft het innen van vorderingen en kan u als ondernemer daarin steunen. In de meeste gevallen kost u dat niets, omdat de incassokosten worden verhaald op de debiteur. De wijze van het incassotraject wordt natuurlijk met u overlegd, maar de standaardprocedure is dat er een minnelijke incasso wordt opgestart. Een minnelijk of buitengerechtelijk incassotraject kan onmiddellijk worden gestart zodra de betalingstermijn van een factuur is verstreken en de ingebrekestellingsbrief is verstuurd. In de praktijk wordt het merendeel van de vorderingen betaald gedurende het minnelijke incassotraject, indien een incassobureau wordt ingeschakeld.
 

Hoe verloopt een minnelijke incasso?

Natuurlijk zal een incassobureau rekening houden met uw wensen en is het incassotraject mede afhankelijk van activiteiten die u al heeft ondernomen. Bij een minnelijke incasso probeert het incassokantoor betaling af te dwingen bij de debiteur, vanuit het vreemde ogen dwingen principe, zonder dat daar een rechter aan te pas hoeft te komen. De eerste actie bij dit incassotraject is een duidelijke incassobrief waarin de debiteur wordt aangemaand om het verschuldigde bedrag te voldoen, direct opgevolgd door telefonisch contact. De vordering (het factuurbedrag) is daarbij verhoogd met wettelijke rente en buitengerechtelijke incassokosten. Een derde incassobrief is vaak ter afsluiting van een dergelijk minnelijk incassotraject. Mocht de debiteur dan nog niet betalen, dan wordt er vaak – met toestemming van de ondernemer - gekozen voor een juridisch incassotraject.
 

Betalingsafspraken in het minnelijk incassotraject

Als er geen discussie bestaat over de hoogte van de vordering en er geen klachten zijn, is de reden voor het niet betalen vaak het ontbreken van voldoende financiële middelen. Dat maakt het voor u als crediteur niet minder problematisch, maar het betekent soms dat betaling van de hele vordering praktisch niet meteen mogelijk is. In de fase van minnelijke incasso komt het dan ook vaak voor dat er betalingsafspraken worden gemaakt. Als u het daar als ondernemer mee eens bent, worden de betalingsafspraken door het incassobureau helder op papier gezet en bewaakt. Daarna is het voor de debiteur duidelijk waaraan hij zich dient te houden. Mocht een betalingsafspraak onverhoopt niet nagekomen worden, kan er altijd weer een gerechtelijk incassotraject worden opgestart.
 

Heeft het zin om een incassobureau in te schakelen in een minnelijke incasso?

De praktijk leert dat de betrokkenheid van een incassobureau er vaak voor zorgt dat de vordering al wordt voldaan binnen het minnelijke incassotraject. Het is voor de debiteur op dat moment immers duidelijk dat u als ondernemer heeft gekozen de zaak door een professional te laten afwerken. Ook beseffen debiteuren op dat moment meestal heel goed dat ze in de volgende fase voor de rechter zouden kunnen belanden, met alle gevolgen (bijv. extra kosten) van dien. Bovendien zorgt de gang naar een incassobureau er ook voor dat deze kwestie in vertrouwde handen wordt gelegd. Het incasseren van vorderingen moet immers ook zakelijk en efficiënt gebeuren. Als u als ondernemer in het verleden dergelijke zaken zelf heeft gedaan, zult u ook de ervaring hebben opgedaan dat emotie het incassotraject moeilijk maakt. Het is immers moeilijk om te beseffen dat u misschien niet betaald zou kunnen worden na de geleverde inspanningen, daarnaast leidt het af van uw core business.
 

De voordelen van een minnelijke incasso

Het laten uitvoeren van minnelijke incasso door een incassobureau heeft voor u als ondernemer een aantal duidelijke voordelen.
  • De regie blijft bij u, het incassokantoor zal u natuurlijk wel adviseren.
  • Omdat de buitengerechtelijke incassokosten worden verhaald op de debiteur, is het traject voor u vaak zonder kosten.
  • De incasso gebeurt op een zakelijke manier door professionals.
  • Uit de praktijk blijkt dat vorderingen in het minnelijke incassotraject vaker worden betaald als een incassokantoor wordt ingeschakeld.
  • Indien de incasso zou overgaan in een gerechtelijke procedure heeft het incassobureau alle voorwerk al gedaan en is het dossier compleet.
  • Een professioneel incassobureau zal de relatie met uw klant minder schaden en voorkomt te veel emotionele betrokkenheid bij u.
  • U kunt zich blijven focussen op uw core business.Wilt u meer weten over minnelijke incasso of andere diensten met betrekking tot een incassotraject, neem dan vrijblijvend contact met ons op. Onze ervaren medewerkers staan u graag ter woord.
 
Wilt u graag meer informatie over dit onderwerp? Of bent u nieuwsgierig geworden naar onze werkwijze m.b.t. het minnelijke incassotraject? Neem dan gerust (vrijblijvend) contact met ons op. 
  • 2 July 2018
  • BVCM