Veel organisaties doen zelf hun debiteurenbeheer. De reden hiervan is simpel; vaak weten ondernemers niet van de mogelijkheid dit bedrijfsproces uit te besteden (outsourcen) en maakt onbekend, onbemind. En dat terwijl de voordelen dusdanig groot zijn dat er eigenlijk geen reden is om debiteurenbeheer intern te houden. Hierover schrijft Paula van Duijn, sales consultant Business Proces Outsourcing (BPO) bij BVCM in dit artikel. Met ruim 20 jaar ervaring binnen het credit management adviseert Paula onze klanten over strategische beslissingen op het gebied van debiteurenbeheer en incasso.
Extern debiteurenbeheer
Een debiteurenbeheer afdeling wordt vaak onbewust intern opgericht. Dit gebeurt zonder er bij stil te staan dat het uitbesteden een uitgelezen kans is om kosten te besparen, efficiëntie te verhogen en de organisatie te ontzorgen. De voordelen van uitbesteding zijn groot. Onze klanten, waar veel gerenommeerde partijen onder vallen, kunnen dit bevestigen. Lees bijvoorbeeld een van onze client cases waarin klanten hun ervaringen delen.
FTE
Om te beginnen kun je flink besparen op het aantal FTE dat nodig is om debiteuren te beheren. Deze kan vrijwel worden gehalveerd, zoveel scheelt het al snel. Dat bespaart natuurlijk veel loonkosten, werkgeverslasten, overhead, etc. Je hoeft je daarnaast geen zorgen meer te maken over uitval van personeel en kennis of bezetting tijdens vakanties. Met het uitbesteden van je debiteurenproces waarborg je de continuïteit op de afdeling. De besparing op FTE komt tot stand omdat we werken met specialisten. Deze kennen de kneepjes van het vak en werken effectiever. Bij veel organisaties zien we dat het debiteurenbeheer intern wordt doorgeschoven naar een financiële afdeling. Het debiteurenbeheer wordt met de beste bedoelingen uitgevoerd, maar door personeel wat hiervoor niet is opgeleid. Voor ons is het een corebusiness.
Specialisme
De kennis en expertise waarover onze opgeleide werknemers beschikken brengen een hogere inningsgraad met zich mee vergeleken met een interne debiteurenbeheer afdeling. Ze houden de lijnen kort en communiceren klantvriendelijk, oplossingsgericht en geheel in lijn met het DNA van de desbetreffende organisatie. Dit leidt tot tijdige betalingen, een verbeterde cashflowpositie en op lange termijn zelfs tot verhoogde klantretentie.
Optimalisatie van bedrijfsprocessen
We kijken mogelijk ook naar het (her)inrichten van debiteurensoftware. Want ook met automatisering maak je een grote efficiëntieslag. Credit management is een bedrijfsproces dat je zo efficiënt en kostendrukkend dient in te richten. Voor verschillende types organisaties en branches zijn daar passende software opties voor. We begeleiden het maken van de juiste keuze en implementatie van deze software.
Resultaten en rust
Binnen een paar dagen tot weken ervaren de organisaties waarmee we samenwerken meteen de voordelen van onze dienstverlening. Door onze klanten wordt de samenwerking als een plug-and-play experience omschreven. Er vallen een hoop zorgen weg. De kosten van debiteuren zijn duidelijk en beheersbaar, dat geeft controle en rust. Als ondernemer kun je je volledig focussen op je kernactiviteiten. Dat in combinatie met een verhoogde en stabiele cashflow maakt dat je meer kan focussen op succes en groei.
Schaalbaarheid
Een BPO-strategie op het gebied van debiteurenbeheer kan eenvoudig worden opgeschaald of afgeschaald op basis van de behoefte. Deze situaties doen zich vaak voor bij organisaties die een groei doormaken, wanneer economische omstandigheden minder zijn of wanneer organisaties te maken hebben met seizoensgebonden pieken. In al deze gevallen bieden we flexibiliteit.
ROI
Het uitbesteden van je debiteurenbeheer heeft zowel financiële voordelen als operationele voordelen. Deze variëren per organisatie. De kostenbesparingen, verbeterde efficiëntie, expertise, continuïteit en de mogelijkheid om je te richten op kernactiviteiten hebben altijd een positieve impact op de bedrijfsresultaten.
Benieuwd wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen of heb je andere vragen aan Paula? Plan hier een (vrijblijvende) belafspraak.
